DashboardTimesheetAprovaçõesAzure DevOpsDados mestresContratosRevisão de contratosEnvio e assinaturaConsultores pendentesGestão de contratosConsultores ativosUsuários do clienteProjetos e cronogramaNotas fiscaisEspelho de nota fiscalRazão contábilFluxo de caixaComissõesFolha de pagamentoAsset ManagementCustos por consultorPainel do parceiroRelatório de comissãoComissão por consultorPlanilhasMeu cadastroPortal do consultorEspelho Nota FiscalMinhas alocaçõesPreferências de avisosMeu perfilAjudaPerfis de teste

Ajuda

Manual passo a passo do Sistema de Gestão AgilCX: da configuração inicial da empresa até a rotina mensal de faturamento, comissionamento e conciliação.

00 · Configuração inicial

Primeiros passos

O sistema é multiempresa: todo registro pertence a exatamente uma razão social da AgilCX. Configure a empresa e entenda os perfis de acesso antes de operar os demais módulos.

  1. 1Acesse Dados mestres e cadastre a razão social e o CNPJ da empresa (apenas o Administrador cria empresas).
  2. 2Na mesma tela, cadastre consultores (o RH preenche o mínimo; o consultor completa os dados pelo link de autocadastro), clientes, projetos e parceiros comerciais.
  3. 3Convide os usuários e defina o perfil de acesso de cada um em função da sua responsabilidade no dia a dia.
  4. 4Use Perfis de teste (restrito ao Administrador) para entrar como cada papel e validar o que ele enxerga antes de liberar o acesso real.
Perfis de acesso
Administrador — acesso total, único perfil que cadastra empresas e gera perfis de teste.
Gestor — aprova horas da equipe, acompanha contratos e o financeiro, sem restrição de leitura.
Financeiro — faturamento, fluxo de caixa, comissões e configuração fiscal.
Comercial — visão de clientes, projetos e comissões dos parceiros que representa.
Consultor — lança as próprias horas, mantém seu cadastro e assina contratos.
Contador — leitura de todo o financeiro, edita a configuração fiscal e concilia lançamentos; não aprova horas, comissões nem autoriza pagamentos.
00.1 · Visão

Dashboard e indicadores

Painel inicial adaptado ao seu perfil e à empresa selecionada, com gráficos de horas, faturamento, caixa e comissões.

  1. 1Abra Dashboard — os blocos exibidos variam conforme o seu perfil de acesso.
  2. 2Selecione a empresa e o período (3, 6 ou 12 meses) nos filtros.
  3. 3Compare comissões apuradas, pagas e em aberto contra a meta mensal configurada.
  4. 4Clique em uma barra ou ponto do gráfico para abrir o drill-down com a lista de parceiros e notas que compõem o valor.
Dicas
  • Somente o Administrador enxerga a visão consolidada de todas as empresas.
  • Use as migalhas de pão no topo para navegar; clicar em Início volta ao Dashboard.
01 · Operação

Timesheet

Apontamento de horas em ciclo mensal (dia 1 a 30), com lançamento em lote e ajustes pontuais.

Pré-requisitos
  • Empresa, consultor e projeto já cadastrados em Dados mestres.
  1. 1Abra Timesheet e, se for gestor ou administrador, selecione o consultor desejado.
  2. 2Escolha o projeto, o tipo de atividade e, se aplicável, o work item do Azure DevOps.
  3. 3Defina o escopo: dia específico, período ou o mês inteiro, e mantenha "8 horas padrão" marcado ou informe as horas manualmente.
  4. 4Clique em Lançar horas — os dias já lançados são preservados, só os dias úteis em aberto recebem o novo lançamento.
  5. 5Revise a lista de apontamentos do mês, ajuste ou exclua os que ainda estiverem em rascunho.
  6. 6Clique em Enviar para aprovação para colocar as horas em rascunho na fila do gestor.
Dicas
  • Use a exportação por período para gerar um XLSX/CSV das horas de um consultor ou de todos.
  • Depois de enviado, o apontamento só volta a ser editável se for rejeitado pelo aprovador.
01 · Operação

Aprovações de horas

Fila de apontamentos com status 'enviado' aguardando decisão do gestor, financeiro ou administrador.

Pré-requisitos
  • Perfil Gestor, Financeiro ou Administrador.
  • Consultor precisa ter enviado horas no Timesheet.
  1. 1Abra Aprovações e escolha a competência (mês) desejada.
  2. 2Revise os apontamentos agrupados por consultor: data, projeto, atividade e horas.
  3. 3Clique em Aprovar tudo para liberar o grupo inteiro, ou aprove/rejeite linha a linha.
  4. 4Ao rejeitar, informe a justificativa obrigatória — ela aparece para o consultor no Timesheet.
Dicas
  • Horas aprovadas ficam disponíveis para faturamento em Notas fiscais.
  • Rejeições exigem sempre uma justificativa; sem ela a rejeição não é registrada.
08 · Base cadastral

Dados mestres

Base única de empresas, consultores, clientes, projetos e parceiros. Registros com movimentação são inativados, nunca excluídos.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador para criar empresas; demais abas liberadas para quem tem empresa ativa.
  1. 1Abra Dados mestres e comece pela aba Empresas se ainda não houver nenhuma.
  2. 2Na aba Consultores, cadastre nome, e-mail, contrato (PJ/CLT) e valor-hora; copie o link de convite para o autocadastro.
  3. 3Cadastre os Clientes e depois os Projetos, vinculando cada projeto ao cliente correspondente.
  4. 4Cadastre os Parceiros que participarão de regras de comissão.
Dicas
  • Prefira inativar em vez de excluir: histórico de horas, notas e contratos depende do cadastro original.
  • Use Planilhas para importar cadastros em lote quando o volume for grande.
09 · Base cadastral

Projetos e cronograma

Acompanhamento de datas de início e fim, prorrogações, prazo restante e contratos/aditivos vinculados a cada projeto.

Pré-requisitos
  • Projeto cadastrado em Dados mestres com cliente e datas informadas.
  1. 1Abra Projetos para ver o cronograma de cada projeto da empresa.
  2. 2Confira início, fim, prorrogações e o progresso do prazo.
  3. 3Use os links para abrir o contrato ou os aditivos relacionados ao projeto.
  4. 4Priorize os projetos com prazo próximo do vencimento.
Dicas
  • Uma empresa pode ter N projetos; cada projeto pertence a uma única empresa.
  • As datas do projeto alimentam a geração automática de contratos e aditivos.
10 · Operação

Contratos e aditivos

Modelos de contrato por empresa, geração automática com os dados do consultor e assinatura eletrônica.

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador para gerir modelos e emitir contratos.
  • Consultor com cadastro e documentos aprovados em Meu cadastro.
  1. 1Na aba Modelos, clique em Carregar modelos oficiais ou Importar modelo em HTML com campos {{CAMPO}}.
  2. 2Marque "Usar esta versão na geração automática" para definir o modelo padrão de contrato ou aditivo.
  3. 3Na aba Cadastro dos consultores, confira se os dados e documentos do consultor foram aprovados.
  4. 4Na aba Contratos emitidos, gere o contrato — os campos são preenchidos com os dados da empresa e do consultor.
  5. 5Clique em Enviar para assinatura para liberar o documento no acesso do consultor.
  6. 6Acompanhe a linha do tempo do contrato até o status "assinado".
Dicas
  • O contrato só é liberado para assinatura se o checklist de documentos do consultor estiver completo.
  • Cada importação de modelo cria uma nova versão; versões antigas continuam disponíveis para consulta.
10.1 · Contratos

Revisão de contratos

Lista de contratos e aditivos em análise por empresa, com status, observações e andamento até a assinatura.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador, Gestor ou Financeiro.
  1. 1Abra Revisão de contratos e filtre por empresa, status ou consultor.
  2. 2Confira a versão do modelo usada, o prazo e se há atraso destacado.
  3. 3Registre observações da análise no próprio documento.
  4. 4Acompanhe a linha do tempo de cada contrato até o status assinado.
Dicas
  • A versão do modelo fica travada no contrato: mudanças no modelo não alteram documentos já gerados.
  • Reemissões de PDF ficam registradas na linha do tempo.
10.2 · Contratos

Envio e assinatura

Envio do documento ao consultor, geração de link público de assinatura e arquivamento do PDF assinado.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador, Gestor ou Financeiro.
  • Cadastro do consultor analisado e aprovado, com documentos obrigatórios anexados.
  1. 1Abra Envio e assinatura e localize o contrato ou aditivo gerado.
  2. 2Defina o prazo de assinatura e envie o documento para o consultor.
  3. 3Se preferir, clique em Link de assinatura para gerar um link público com validade de 1 a 90 dias — o link anterior é revogado automaticamente.
  4. 4Acompanhe o status; após a assinatura, baixe o PDF assinado com a página de manifestação (nome, CPF, e-mail, data/hora, IP, dispositivo e hash).
Dicas
  • O envio fica bloqueado enquanto o cadastro do consultor não estiver aprovado.
  • Todo acesso e assinatura pelo link público é registrado como evidência.
10.3 · Contratos

Gestão de contratos

Painel do gestor com as etapas Cadastro → Análise → Documento gerado → Enviado → Assinado, indicadores, prazos e alertas.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador, Gestor ou Financeiro.
  1. 1Abra Gestão de contratos e veja os indicadores por etapa.
  2. 2Use busca e filtros para achar um consultor ou contrato específico.
  3. 3Priorize os itens com alerta de prazo estourado.
  4. 4Abra a linha do tempo do contrato para ver o histórico completo.
10.4 · Contratos

Consultores pendentes

Quem está em cada etapa até a assinatura, com prazos internos de 3 dias para análise e 5 dias para envio.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador, Gestor ou Financeiro.
  1. 1Abra Consultores pendentes e veja os contadores por etapa.
  2. 2Filtre por etapa ou busque pelo nome do consultor.
  3. 3Trate primeiro os itens em atraso destacados.
  4. 4Use os atalhos para ir direto ao cadastro, ao contrato ou ao envio.
10.5 · Contratos

Portal do consultor

Área do consultor para acompanhar a análise do cadastro, ver contratos e aditivos, prazos e assinar eletronicamente.

Pré-requisitos
  • Perfil Consultor com cadastro vinculado.
  1. 1Abra Portal do consultor e confira o status da análise do cadastro.
  2. 2Em Meus prazos, acompanhe análise (até 3 dias), envio do contrato (até 5 dias) e o prazo real de assinatura.
  3. 3Abra o contrato ou aditivo, leia o documento e baixe o PDF.
  4. 4Confirme a assinatura eletrônica e baixe depois o PDF assinado.
Dicas
  • Enquanto o cadastro estiver pendente, apenas Meu cadastro, Perfil e Ajuda ficam liberados.
02 · Financeiro

Cockpit de notas fiscais

Agrupamento das horas aprovadas por cliente na competência, geração da nota e emissão pelo Emissor Nacional (nfse.gov.br).

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador.
  • Apontamentos com status 'aprovado' no período.
  1. 1Abra Notas fiscais e selecione a competência.
  2. 2Revise os grupos de horas pendentes por cliente e confirme se todos têm valor-hora definido.
  3. 3Clique em Gerar nota para criar a nota em rascunho e a conta a receber correspondente.
  4. 4Configure os dados fiscais em Config. fiscal, se ainda não tiver feito.
  5. 5Emita a nota pelo Emissor Nacional ou registre a emissão manual quando aplicável.
  6. 6Se necessário, cancele a nota — as horas voltam automaticamente para o faturamento pendente.
Dicas
  • Após o dia 20 do mês com competência em aberto, o painel destaca o alerta de fechamento.
  • Use o relatório em PDF por cliente e período para enviar ao cliente ou para conferência interna.
03 · Financeiro

Fluxo de caixa

Previsto x realizado a 30/60/90 dias, contas a receber e a pagar, extrato bancário e o portal de pagamento do consultor.

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador para lançar e conciliar; Contador tem leitura e concilia lançamentos.
  1. 1Abra Fluxo de caixa e comece pela aba Visão para ver o saldo projetado.
  2. 2Em Contas a receber e Contas a pagar, lance títulos avulsos e dê baixa informando data, valor, conta bancária e comprovante.
  3. 3Acompanhe o Portal do consultor pelas quatro etapas: timesheet, autorização, nota recebida e pagamento.
  4. 4Cadastre Contas bancárias e o Plano de contas antes de conciliar lançamentos no Extrato.
  5. 5Configure Recorrências para lançamentos fixos mensais (aluguel, assinaturas, etc.).
  6. 6Use Exportação e avisos para gerar relatórios contábeis e disparar lembretes de vencimento.
Dicas
  • O contador acessa esta tela com leitura ampla e pode conciliar o extrato, mas não autoriza pagamentos.
  • Vencimentos em atraso aparecem destacados na Visão para priorização.
06 · Financeiro

Comissões de parceiros

Regras de comissão por parceiro, cliente ou projeto; apuração mensal a partir das notas fiscais emitidas.

Pré-requisitos
  • Parceiro cadastrado em Dados mestres.
  • Notas fiscais emitidas na competência para servir de base de cálculo.
  1. 1Na aba Regras, clique em Nova regra e defina o parceiro, opcionalmente cliente e projeto, tipo (percentual ou valor fixo) e a base de cálculo.
  2. 2Na aba Apurações, escolha a competência e clique em Apurar para calcular a comissão a partir das notas fiscais elegíveis.
  3. 3Revise os valores por parceiro na aba Auditoria antes de aprovar.
  4. 4Aprove a apuração — a conta a pagar do parceiro é gerada automaticamente.
Dicas
  • Uma apuração já aprovada ou paga não é reprocessada mesmo que a regra mude depois.
  • Se uma nota não entrar na apuração, confira a vigência da regra e se a nota está com status elegível na competência.
07 · Financeiro

Asset Management

Gestão das alocações de consultores: previsto pelo contrato de alocação x realizado por mês, com custo, impostos, comissão, lucro e margem.

Pré-requisitos
  • Consultor, cliente e projeto cadastrados em Dados mestres.
  • Valor hora de compra e de venda do consultor definidos (geral, por projeto ou por período de vigência).
  • Comissão por hora informada no projeto quando a comissão for do tipo Hora.
  1. 1Na aba Contratos de alocação, cadastre a alocação com consultor, cliente, projeto, período (início e fim) e horas mensais previstas — isso gera a previsão mês a mês.
  2. 2Na aba Alocações, lance ou revise o realizado do mês (horas efetivas). As taxas são preenchidas automaticamente pelo valor vigente na competência.
  3. 3Marque Não paga comissão quando a alocação não gera comissão de vendedor, e Alocação própria (sem custo de compra) quando não existe custo de compra — nesse caso o lucro é venda menos impostos.
  4. 4Escolha o tipo de comissão: M (margem) = lucro líquido × 25% ou H (hora) = horas × comissão por hora do projeto, e indique o parceiro comissionado.
  5. 5Acompanhe as abas Dashboard (inclusive a visão por consultor), Resumo mensal e o confronto previsto x realizado; exporte em CSV ou XLSX quando precisar.
Dicas
  • Os valores hora seguem os períodos de vigência cadastrados no consultor: cada competência usa a taxa válida naquela data.
  • O valor hora de venda fica mascarado; use o botão Dados sensíveis e confirme sua senha para exibi-lo por 5 minutos.
  • Cálculo: venda = hora venda × horas; impostos = venda × alíquota; lucro líquido = venda − compra − impostos; receita líquida = lucro líquido − comissão.
08 · Financeiro

Folha de pagamento

Pagamento dos meses lançados pelos consultores, mudando o status do fluxo para Liquidado.

Pré-requisitos
  • Apontamentos do mês aprovados em Aprovações de horas.
  1. 1Abra Folha de pagamento e escolha a competência — os consultores com horas aprovadas aparecem agrupados.
  2. 2Informe o valor real pago, a data do pagamento, o número da nota fiscal do consultor e observações, se houver.
  3. 3Confirme o pagamento: o ciclo passa a Liquidado e o status aparece no Timesheet e no Portal do consultor.
Dicas
  • Ninguém autoriza o próprio pagamento — a segregação de função vale também aqui.
  • O total pago na folha alimenta o custo realizado em Custos por consultor.
09 · Financeiro

Custos por consultor

Custo real x previsto por consultor: tempo de contrato, valor hora, meses liquidados, lucro e margem.

  1. 1Escolha o ano e, se quiser, busque por consultor ou cliente.
  2. 2Compare Custo previsto (contrato de alocação) com Custo realizado (alocações lançadas) e veja a diferença.
  3. 3Confira lucro, margem, meses liquidados e o valor efetivamente pago na folha; exporte em XLSX para a contabilidade.
Dicas
  • Diferenças grandes entre previsto e realizado normalmente indicam meses sem alocação lançada ou horas diferentes do contratado.
10 · Financeiro

Comissão por consultor

Horas lançadas, base de cálculo e comissão devida por consultor e competência, com data do lançamento e situação.

  1. 1Selecione o ano e, se quiser, o mês e um termo de busca.
  2. 2Veja por linha as horas, a base (Hora ou Margem), a comissão devida e a situação: Lançado, Recebido ou Liquidado.
  3. 3Use o Resumo por consultor e a exportação em XLSX para conferência e repasse.
Dicas
  • Alocações marcadas como Não paga comissão não aparecem nesta tela.
  • O parceiro vê apenas as alocações em que ele é o comissionado.
11 · Parcerias

Painel do parceiro

Visão exclusiva do parceiro comercial: seus consultores alocados, comissão por mês e valores já liquidados.

Pré-requisitos
  • Parceiro cadastrado em Dados mestres e vinculado ao usuário de acesso.
  • Alocações com o parceiro indicado como comissionado.
  1. 1Escolha o ano para ver consultores, horas, comissão do período e o que já foi pago.
  2. 2Acompanhe a comissão mês a mês e a lista de alocações com a situação de cada uma.
Dicas
  • O parceiro não enxerga projetos, consultores ou valores de outros parceiros — a restrição é aplicada no banco.
  • O perfil exclusivamente comercial só acessa o painel próprio e a comissão por consultor.
12 · Contratos

Consultores ativos

Consultores com contrato assinado: data e hora da assinatura, prazo, evidências e download do PDF assinado.

  1. 1Busque o consultor e abra o contrato ou aditivo assinado.
  2. 2Baixe o PDF assinado com a manifestação eletrônica (nome, CPF, e-mail, data/hora, IP, dispositivo e hash) ou consulte a linha do tempo.
05 · Transversal

Importação e exportação de planilhas

Baixe o template, preencha e importe consultores, clientes, projetos, parceiros ou apontamentos em lote.

  1. 1Abra Planilhas e selecione o conjunto de dados e o formato (XLSX ou CSV).
  2. 2Clique em Baixar template para obter as colunas esperadas.
  3. 3Preencha o arquivo e selecione-o em Selecionar arquivo — cada linha é validada automaticamente.
  4. 4Corrija os erros apontados ou baixe o relatório de erros; a importação fica bloqueada enquanto houver coluna obrigatória ausente.
  5. 5Clique em Revisar linhas, confira a pré-visualização e confirme a importação.
Dicas
  • Use Exportar dados atuais para conferir o formato antes de montar uma planilha de atualização.
12 · Integração

Azure DevOps

Conexão por organização/projeto com PAT para listar e sincronizar work items usados no apontamento de horas.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador, Gestor ou Financeiro.
  • Personal Access Token (PAT) do Azure DevOps com leitura de work items.
  1. 1Abra Azure DevOps e clique em Nova conexão.
  2. 2Informe organização, projeto e o PAT — o token fica armazenado apenas no servidor.
  3. 3Clique em Sincronizar para trazer os work items via consulta WIQL.
  4. 4No Timesheet, selecione o work item ao lançar horas para vincular o apontamento à tarefa.
Dicas
  • A listagem usa cache: sincronize novamente quando novos work items forem criados.
  • Se a sincronização falhar, revalide o PAT — tokens do Azure DevOps expiram.
13 · Transversal

Preferências e avisos

Escolha quais eventos você recebe por e-mail e no app, e com quantos dias de antecedência por tipo de conta.

  1. 1Abra Preferências e ative os eventos desejados: vencimento de contas a receber, contas a pagar, documentos pendentes e prazos de assinatura.
  2. 2Defina o canal de cada evento: e-mail, aviso no app ou ambos.
  3. 3Configure a antecedência em dias para cada tipo de conta.
  4. 4Acompanhe os avisos gerados pelo sino de notificações no topo da tela.
Dicas
  • Os avisos são idempotentes: o mesmo vencimento não gera aviso duplicado no mesmo dia.
  • Contratos geram avisos automáticos de documento faltante e de prazo de assinatura (3 dias, 1 dia, no dia e vencido).
14 · Transversal

Perfil, tema e segurança

Dados do usuário, empresa padrão, troca de senha, aparência (claro/escuro/sistema) e visão dos perfis atribuídos.

  1. 1Abra Perfil pelo menu do usuário.
  2. 2Atualize seu nome e escolha a empresa padrão usada ao entrar no sistema.
  3. 3Em Aparência, selecione tema claro, escuro ou seguir o sistema — a escolha fica salva neste navegador.
  4. 4Altere a senha em Segurança e revise os perfis de acesso atribuídos a você.
Dicas
  • O atalho de tema também fica disponível no topo do menu lateral.
  • Perfis de acesso são atribuídos pelo Administrador; você apenas visualiza os seus.
11 · Transversal

Meu cadastro e contratos

Tela do consultor para completar dados de PJ e pessoais, enviar documentos e assinar eletronicamente.

Pré-requisitos
  • Usuário vinculado a um cadastro de consultor pelo administrador.
  1. 1Abra Meu cadastro e preencha os dados da pessoa jurídica e os dados pessoais.
  2. 2Envie os documentos do checklist, um de cada vez, em PDF, JPG ou PNG de até 10 MB.
  3. 3Clique em Enviar para análise somente quando todos os campos e documentos obrigatórios estiverem completos.
  4. 4Na aba Contratos para assinar, abra o documento, informe nome e CPF e confirme a assinatura eletrônica.
Dicas
  • Se faltar um documento obrigatório, o botão de envio permanece bloqueado e lista o que falta.
  • Depois de enviado para análise, os dados ficam bloqueados até a aprovação ou uma nova solicitação do gestor.
Dúvidas comuns

Perguntas frequentes

Checklist do mês

Rotina mensal recomendada

Sequência sugerida para fechar a competência sem pendências.

  1. 1Dias 1 a 30: consultores lançam horas no Timesheet e enviam para aprovação ao longo do mês.
  2. 2Diariamente/semanalmente: gestores decidem a fila em Aprovações de horas, evitando acúmulo no fim do mês.
  3. 3Por volta do dia 20: financeiro revisa o alerta de fechamento em Notas fiscais e agrupa as horas aprovadas pendentes de faturamento.
  4. 4Fechamento do mês: gera e emite as notas fiscais pelo Emissor Nacional; as contas a receber são criadas automaticamente.
  5. 5Após a emissão das notas: financeiro apura as Comissões da competência e aprova os valores por parceiro.
  6. 6Ao longo do mês: financeiro/contador dão baixa em contas a receber e a pagar no Fluxo de caixa e conciliam o extrato bancário.
  7. 7Conforme a necessidade: gestor/financeiro emitem contratos e aditivos em Contratos e acompanham as assinaturas pendentes.
  8. 8Fim do mês: confira o Dashboard para validar horas, faturamento, caixa e comissões antes de encerrar a competência.
  9. 9Fechamento do mês: lance o realizado das alocações em Asset Management e confira lucro, margem e o previsto x realizado em Custos por consultor.
  10. 10Após as aprovações: financeiro paga os meses aprovados em Folha de pagamento (status Liquidado) e confere a Comissão por consultor devida aos parceiros.