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Ajuda

Manual passo a passo do Sistema de Gestão AgilCX: da configuração inicial da empresa até a rotina mensal de faturamento, comissionamento e conciliação.

00 · Configuração inicial

Primeiros passos

O sistema é multiempresa: todo registro pertence a exatamente uma razão social da AgilCX. Configure a empresa e entenda os perfis de acesso antes de operar os demais módulos.

  1. 1Acesse Cadastros mestres e cadastre a razão social e o CNPJ da empresa (apenas o Administrador cria empresas).
  2. 2Na mesma tela, cadastre consultores (o RH preenche o mínimo; o consultor completa os dados pelo link de autocadastro), clientes, projetos e parceiros comerciais.
  3. 3Convide os usuários e defina o perfil de acesso de cada um em função da sua responsabilidade no dia a dia.
  4. 4Use Perfis de teste (restrito ao Administrador) para entrar como cada papel e validar o que ele enxerga antes de liberar o acesso real.
Perfis de acesso
Administrador — acesso total, único perfil que cadastra empresas e gera perfis de teste.
Gestor — aprova horas da equipe, acompanha contratos e o financeiro, sem restrição de leitura.
Financeiro — faturamento, fluxo de caixa, comissões e configuração fiscal.
Comercial — visão de clientes, projetos e comissões dos parceiros que representa.
Consultor — lança as próprias horas, mantém seu cadastro e assina contratos.
Contador — leitura de todo o financeiro, edita a configuração fiscal e concilia lançamentos; não aprova horas, comissões nem autoriza pagamentos.
01 · Operação

Timesheet

Apontamento de horas em ciclo mensal (dia 1 a 30), com lançamento em lote e ajustes pontuais.

Pré-requisitos
  • Empresa, consultor e projeto já cadastrados em Cadastros mestres.
  1. 1Abra Timesheet e, se for gestor ou administrador, selecione o consultor desejado.
  2. 2Escolha o projeto, o tipo de atividade e, se aplicável, o work item do Azure DevOps.
  3. 3Defina o escopo: dia específico, período ou o mês inteiro, e mantenha "8 horas padrão" marcado ou informe as horas manualmente.
  4. 4Clique em Lançar horas — os dias já lançados são preservados, só os dias úteis em aberto recebem o novo lançamento.
  5. 5Revise a lista de apontamentos do mês, ajuste ou exclua os que ainda estiverem em rascunho.
  6. 6Clique em Enviar para aprovação para colocar as horas em rascunho na fila do gestor.
Dicas
  • Use a exportação por período para gerar um XLSX/CSV das horas de um consultor ou de todos.
  • Depois de enviado, o apontamento só volta a ser editável se for rejeitado pelo aprovador.
01 · Operação

Aprovações de horas

Fila de apontamentos com status 'enviado' aguardando decisão do gestor, financeiro ou administrador.

Pré-requisitos
  • Perfil Gestor, Financeiro ou Administrador.
  • Consultor precisa ter enviado horas no Timesheet.
  1. 1Abra Aprovações e escolha a competência (mês) desejada.
  2. 2Revise os apontamentos agrupados por consultor: data, projeto, atividade e horas.
  3. 3Clique em Aprovar tudo para liberar o grupo inteiro, ou aprove/rejeite linha a linha.
  4. 4Ao rejeitar, informe a justificativa obrigatória — ela aparece para o consultor no Timesheet.
Dicas
  • Horas aprovadas ficam disponíveis para faturamento em Notas fiscais.
  • Rejeições exigem sempre uma justificativa; sem ela a rejeição não é registrada.
08 · Base cadastral

Cadastros mestres

Base única de empresas, consultores, clientes, projetos e parceiros. Registros com movimentação são inativados, nunca excluídos.

Pré-requisitos
  • Perfil Administrador para criar empresas; demais abas liberadas para quem tem empresa ativa.
  1. 1Abra Cadastros mestres e comece pela aba Empresas se ainda não houver nenhuma.
  2. 2Na aba Consultores, cadastre nome, e-mail, contrato (PJ/CLT) e valor-hora; copie o link de convite para o autocadastro.
  3. 3Cadastre os Clientes e depois os Projetos, vinculando cada projeto ao cliente correspondente.
  4. 4Cadastre os Parceiros que participarão de regras de comissão.
Dicas
  • Prefira inativar em vez de excluir: histórico de horas, notas e contratos depende do cadastro original.
  • Use Planilhas para importar cadastros em lote quando o volume for grande.
10 · Operação

Contratos e aditivos

Modelos de contrato por empresa, geração automática com os dados do consultor e assinatura eletrônica.

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador para gerir modelos e emitir contratos.
  • Consultor com cadastro e documentos aprovados em Meu cadastro.
  1. 1Na aba Modelos, clique em Carregar modelos oficiais ou Importar modelo em HTML com campos {{CAMPO}}.
  2. 2Marque "Usar esta versão na geração automática" para definir o modelo padrão de contrato ou aditivo.
  3. 3Na aba Cadastro dos consultores, confira se os dados e documentos do consultor foram aprovados.
  4. 4Na aba Contratos emitidos, gere o contrato — os campos são preenchidos com os dados da empresa e do consultor.
  5. 5Clique em Enviar para assinatura para liberar o documento no acesso do consultor.
  6. 6Acompanhe a linha do tempo do contrato até o status "assinado".
Dicas
  • O contrato só é liberado para assinatura se o checklist de documentos do consultor estiver completo.
  • Cada importação de modelo cria uma nova versão; versões antigas continuam disponíveis para consulta.
02 · Financeiro

Cockpit de notas fiscais

Agrupamento das horas aprovadas por cliente na competência, geração da nota e emissão pelo Emissor Nacional (nfse.gov.br).

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador.
  • Apontamentos com status 'aprovado' no período.
  1. 1Abra Notas fiscais e selecione a competência.
  2. 2Revise os grupos de horas pendentes por cliente e confirme se todos têm valor-hora definido.
  3. 3Clique em Gerar nota para criar a nota em rascunho e a conta a receber correspondente.
  4. 4Configure os dados fiscais em Config. fiscal, se ainda não tiver feito.
  5. 5Emita a nota pelo Emissor Nacional ou registre a emissão manual quando aplicável.
  6. 6Se necessário, cancele a nota — as horas voltam automaticamente para o faturamento pendente.
Dicas
  • Após o dia 20 do mês com competência em aberto, o painel destaca o alerta de fechamento.
  • Use o relatório em PDF por cliente e período para enviar ao cliente ou para conferência interna.
03 · Financeiro

Fluxo de caixa

Previsto x realizado a 30/60/90 dias, contas a receber e a pagar, extrato bancário e o portal de pagamento do consultor.

Pré-requisitos
  • Perfil Financeiro, Gestor ou Administrador para lançar e conciliar; Contador tem leitura e concilia lançamentos.
  1. 1Abra Fluxo de caixa e comece pela aba Visão para ver o saldo projetado.
  2. 2Em Contas a receber e Contas a pagar, lance títulos avulsos e dê baixa informando data, valor, conta bancária e comprovante.
  3. 3Acompanhe o Portal do consultor pelas quatro etapas: timesheet, autorização, nota recebida e pagamento.
  4. 4Cadastre Contas bancárias e o Plano de contas antes de conciliar lançamentos no Extrato.
  5. 5Configure Recorrências para lançamentos fixos mensais (aluguel, assinaturas, etc.).
  6. 6Use Exportação e avisos para gerar relatórios contábeis e disparar lembretes de vencimento.
Dicas
  • O contador acessa esta tela com leitura ampla e pode conciliar o extrato, mas não autoriza pagamentos.
  • Vencimentos em atraso aparecem destacados na Visão para priorização.
06 · Financeiro

Comissões de parceiros

Regras de comissão por parceiro, cliente ou projeto; apuração mensal a partir das notas fiscais emitidas.

Pré-requisitos
  • Parceiro cadastrado em Cadastros mestres.
  • Notas fiscais emitidas na competência para servir de base de cálculo.
  1. 1Na aba Regras, clique em Nova regra e defina o parceiro, opcionalmente cliente e projeto, tipo (percentual ou valor fixo) e a base de cálculo.
  2. 2Na aba Apurações, escolha a competência e clique em Apurar para calcular a comissão a partir das notas fiscais elegíveis.
  3. 3Revise os valores por parceiro na aba Auditoria antes de aprovar.
  4. 4Aprove a apuração — a conta a pagar do parceiro é gerada automaticamente.
Dicas
  • Uma apuração já aprovada ou paga não é reprocessada mesmo que a regra mude depois.
  • Se uma nota não entrar na apuração, confira a vigência da regra e se a nota está com status elegível na competência.
05 · Transversal

Importação e exportação de planilhas

Baixe o template, preencha e importe consultores, clientes, projetos, parceiros ou apontamentos em lote.

  1. 1Abra Planilhas e selecione o conjunto de dados e o formato (XLSX ou CSV).
  2. 2Clique em Baixar template para obter as colunas esperadas.
  3. 3Preencha o arquivo e selecione-o em Selecionar arquivo — cada linha é validada automaticamente.
  4. 4Corrija os erros apontados ou baixe o relatório de erros; a importação fica bloqueada enquanto houver coluna obrigatória ausente.
  5. 5Clique em Revisar linhas, confira a pré-visualização e confirme a importação.
Dicas
  • Use Exportar dados atuais para conferir o formato antes de montar uma planilha de atualização.
11 · Transversal

Meu cadastro e contratos

Tela do consultor para completar dados de PJ e pessoais, enviar documentos e assinar eletronicamente.

Pré-requisitos
  • Usuário vinculado a um cadastro de consultor pelo administrador.
  1. 1Abra Meu cadastro e preencha os dados da pessoa jurídica e os dados pessoais.
  2. 2Envie os documentos do checklist, um de cada vez, em PDF, JPG ou PNG de até 10 MB.
  3. 3Clique em Enviar para análise somente quando todos os campos e documentos obrigatórios estiverem completos.
  4. 4Na aba Contratos para assinar, abra o documento, informe nome e CPF e confirme a assinatura eletrônica.
Dicas
  • Se faltar um documento obrigatório, o botão de envio permanece bloqueado e lista o que falta.
  • Depois de enviado para análise, os dados ficam bloqueados até a aprovação ou uma nova solicitação do gestor.
Dúvidas comuns

Perguntas frequentes

Checklist do mês

Rotina mensal recomendada

Sequência sugerida para fechar a competência sem pendências.

  1. 1Dias 1 a 30: consultores lançam horas no Timesheet e enviam para aprovação ao longo do mês.
  2. 2Diariamente/semanalmente: gestores decidem a fila em Aprovações de horas, evitando acúmulo no fim do mês.
  3. 3Por volta do dia 20: financeiro revisa o alerta de fechamento em Notas fiscais e agrupa as horas aprovadas pendentes de faturamento.
  4. 4Fechamento do mês: gera e emite as notas fiscais pelo Emissor Nacional; as contas a receber são criadas automaticamente.
  5. 5Após a emissão das notas: financeiro apura as Comissões da competência e aprova os valores por parceiro.
  6. 6Ao longo do mês: financeiro/contador dão baixa em contas a receber e a pagar no Fluxo de caixa e conciliam o extrato bancário.
  7. 7Conforme a necessidade: gestor/financeiro emitem contratos e aditivos em Contratos e acompanham as assinaturas pendentes.
  8. 8Fim do mês: confira o Dashboard para validar horas, faturamento, caixa e comissões antes de encerrar a competência.